社内にIT担当がいなくてもシステムは持てるのか

「システムを入れても、社内に管理できる人がいない」

これは、システム導入をためらう理由として一番多いものです。
そして、この心配自体はまったく正しいです。

この記事では、担当者がいなくても回るのかを正直に書きます。

結論：持てるが、条件がある

システムを持つと、こういうことが起きます。

普段の操作は社内でできます。
問題はまれに起きる異常時で、ここは専門知識が必要です。

つまり、常勤のIT担当は要りません。
必要なのは「そのときだけ連絡できる相手」です。

「作って納品して終わり」の契約が一番危険です。

半年後にエラーが出たとき、連絡しても
「もう契約が終わっているので別途お見積もりです」となります。

月額いくらで、何をしてもらえるのかを最初に決めておいてください。

商品名・単価・取引先・社員といった、よく変わるものは、
画面から自分たちで直せるようにしておきます。

ここが直せないと、単価が変わるたびに開発会社に連絡することになります。
費用も手間もかかり、結局システムが使われなくなります。

ITに詳しい人である必要はまったくありません。

「困ったらこの人に言う」「この人が開発会社に連絡する」という
役割だけ決めておく、ということです。

これがないと、誰も報告せずに不便なまま使い続けることになります。

この5つに答えられる相手なら、IT担当がいなくても運用できます。

「毎日使う操作が3クリック以内で終わるか」を基準にしてください。

多機能なシステムほど使われません。
機能を減らすことが、使ってもらう一番の近道です。

正当な心配です。だからこそ、次を確認しておいてください。

この3つが押さえられていれば、最悪の場合でも他社に引き継げます。