既製ツールを入れるか、システムを作るかの判断基準

業務を効率化したいとき、選択肢は2つあります。

開発会社の記事なので「作りましょう」と言うと思われるかもしれませんが、
多くの場合、既製サービスで足ります。この記事では判断基準を書きます。

まず費用を比べる

金額だけ見れば、既製サービスが圧倒的に有利です。
ただし、人数が増えると月額が積み上がるので、そこは計算が必要です。

たとえば1人月1,000円のサービスを50人で使えば、年間60万円。
この規模になると、作ったほうが安くなることもあります。

どの会社でもやり方がだいたい同じ業務は、既製サービスで足ります。

これらを自社用に作るのは、正直おすすめしません。
法改正への対応も必要になるため、作った後のほうが大変です。

逆に、次に当てはまるなら作る価値があります。

既製サービスに合わせると、かえって手間が増える場合です。

「サービスに入力してから、結局Excelにも転記している」
こうなっているなら、合っていない証拠です。

受注はAサービス、在庫はExcel、請求はBサービス。
その間を人が手で埋めている状態です。

この「つなぎ」の部分だけを作ると、費用も抑えられて効果が大きいです。

目安として、月20時間以上かかっている作業なら検討する価値があります。

時給2,000円換算で月4万円、年間48万円です。
50万円のシステムなら、1年ちょっとで元が取れる計算になります。

3つ以上当てはまるなら、作る側を検討していい段階です。

実は、これが一番現実的なことが多いです。

勤怠や請求は既製サービスに任せ、
自社特有の部分だけを小さく作るという組み合わせです。

全部を1つのシステムにまとめようとすると、費用も期間も跳ね上がります。

相談の段階で「これは既製サービスで足りますよ」とお伝えすることがあります。

作らなくていいものを作っても、使われずに終わるだけだからです。
その場合は、どのサービスが合いそうかまでお話しします。