「Excelでの管理がもう限界。でもシステムを作るとなると、いくらかかるのか見当もつかない」
業務システムは、ホームページと違って相場が見えにくい世界です。
同じ内容でも、会社によって見積もりが3倍違うことも珍しくありません。
この記事では、費用が何で決まるのかと、失敗しない進め方を書きます。
結論：最初から全部作ろうとしないこと
- 費用は「作る画面の数」と「例外処理の多さ」でほぼ決まる
- 一番失敗するのは、最初から全業務をシステム化しようとすること
- 一番困っている作業ひとつから、小さく作るのが正解
開発費用は何で決まるのか
システム開発の見積もりは、基本的に作業にかかる日数 × 単価で計算されます。
その日数を膨らませる要因は、だいたい次の4つです。
| 要因 | 内容 | 費用への影響 |
|---|---|---|
| 画面の数 | 入力・一覧・詳細など、作る画面の数 | 大きい |
| 例外処理 | 「この場合だけ違う」というルールの多さ | 非常に大きい |
| 権限管理 | 役職ごとに見えるものを変えるか | 中 |
| 他システム連携 | 会計ソフトなどとつなぐか | 大きい |
特に見落とされがちなのが例外処理です。
「基本はこの流れだけど、A社さんのときだけ別の手順で」
こういうルールが3つ4つあるだけで、開発量は倍近くになります。
逆に言うと、この機会に例外をなくせないかを考えると、費用は大きく下がります。
まず既製のツールで足りないか確認する
正直に書きますが、作らないで済むならそのほうがいいです。
勤怠管理・請求書発行・顧客管理といったよくある業務は、月数千円のサービスが既にあります。
これで足りるなら、わざわざ数十万円かけて作る必要はありません。
作ったほうがいいのは、次のような場合です。
- 自社独自の業務の流れがあり、既製ツールに合わせると逆に手間が増える
- 複数のツールにまたがっていて、転記作業が発生している
- その作業に、毎月まとまった時間が取られている
Gibbleでは、相談の段階で「既製ツールで足ります」と正直にお伝えすることがあります。
作らせることが目的ではないからです。
失敗する進め方・うまくいく進め方
失敗するパターン
最初に全部の要望を出し切って、一度に作ろうとするやり方です。
- 完成までに半年以上かかり、その間まったく使えない
- できあがった頃には、業務のほうが変わっている
- 使ってみたら「思っていたのと違う」となるが、直す予算がもうない
うまくいくパターン
一番困っている作業ひとつだけを、小さく作って使い始めるやり方です。
- 1〜2か月で使い始められる
- 実際に使うと、本当に必要な機能が分かる
- そこから足していくので、無駄な機能を作らずに済む
結果的に、総額も安く収まることがほとんどです。
Gibbleのシステム開発について
大阪市を対応エリアに、フルリモートで業務改善システムの開発を行っています。
現役のWebエンジニアが、要件の整理から開発まで直接担当します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 費用 | 内容に応じてお見積もり |
| お支払い | 着手金5割・完成後5割（振込） |
| 打ち合わせ | Zoom・LINE・メール（フルリモート） |
| 進め方 | 小さく作って、使いながら育てる |
営業担当を挟まないので、要望が伝言ゲームになりません。
作る本人と直接話せるので、「それは技術的に難しい」「それなら別の方法があります」といった判断がその場でできます。
まとめ
- 費用は「画面の数」と「例外処理の多さ」でほぼ決まる
- 既製ツールで足りるなら、作らないほうがいい
- 一度に全部作らず、一番困っている作業から小さく始める
「これはシステム化すべきか」という段階のご相談でも構いません。
作る必要がないと判断した場合は、そうお伝えします。